SLIM WERKEN MET ACTIES

Online to-do list

De actielijst is als het ware een online to-do list. Zodra je een nieuwe actie aanmaakt, komt deze automatisch op je actielijst te staan. Het grote voordeel van deze actielijst is dat je relevante informatie direct aan de actie kunt koppelen.

Koppel informatie aan je actie

Het koppelen van al deze informatie is een enorm voordeel. Sowieso is de informatie voor het hele team zichtbaar. Daarnaast scheelt het je veel tijd als je een actiepunt overdraagt aan een ander teamlid. Je hoeft geen informatie meer bij elkaar te zoeken en er hoeft niets overgedragen te worden. Alles staat al centraal in Share-board.

Maak grote acties

Maak acties niet te klein. Gebruik “Omschrijving en voortgang” om de actie op te delen in kleine stappen, die je in één keer kan afronden. De actie zelf kan totaal 1 tot 2 weken werk bevatten. 

Acties binnen hiërarchische organisaties

Als je team werkt aan verschillende activiteiten die opgesplitst worden in acties over veel mensen heen, kan je de acties structuren naar besturingshiërarchie:

Er is bijvoorbeeld een teamleider met een hoofdactie en daaronder de teamleden met individuele acties, die allen gekoppeld zijn aan de hoofdactie van de teamleider. Dit zelfde kan je doen met een projectleider en teamleiders. Zo ontstaat er een overzichtelijke hiërarchische structuur waarbij je precies kan zien wie de actie uitvoert en wie de verantwoordelijke is om het in goede banen te leiden. 

Acties binnen horizontale organisaties

Als je een horizontale, niet-hiërarchische structuur hebt binnen je bedrijf, kan je werken met verantwoordelijkheden. Ieder teamlid heeft een aantal gebieden waarvoor hij verantwoordelijk is. Deze verantwoordelijkheden kan je benoemen met labels. Elke actie kan je vervolgens een label meegeven. Mocht een teamlid dan tijdelijk uitvallen, dan kan je de acties makkelijk herverdelen op basis van deze labels.